E-Mail-Archivierung

Bewahren Sie E-Mails rechtssicher auf

Gemäß den GoBD müssen seit 2015 geschäftliche E-Mails rechtskonform archiviert werden.

Grundsätzlich besteht somit für Unternehmen, egal welcher Größe, eine Archivierungspflicht für alle Dokumente, die eine Relevanz für die Besteuerung haben.

In Deutschland führen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichungen und Unterlagen in elektronischer Form) im Detail auf, welche Dokumente dies sind.

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Darüber hinaus ist auch jegliche Korrespondenz betroffen, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird.

Da viele dieser Informationen heutzutage per E-Mail übermittelt werden, reicht die alleinige Archivierung von Rechnungen nicht aus.

Auch das Ausdrucken und Abheften von E-Mails reicht nicht aus, da diese unveränderbar im Original archiviert werden müssen.

Aus diesem Grund bietet publishsoft mit MailStore als führendes Produkt für rechtsichere E-Mail-Archivierung, für Sie eine Online-Lösung an.

Tarifübersicht

Archivieren Sie alle Ihre E-Mails unabhängig von Ihrem E-Mail-Anbieter oder wählen Sie ein Komplettpaket aus Archivierung und E-Mail-Postfach

E-Mail Archivierung

8 € / Monat
  • ohne E-Mail Postfach bei publishsoft
  • 5 GB Archiv Speicher
  • Automatische Archivierung
  • E-Mail Wiederherstellung
  • Deutsches Rechenzentrum

Mail M + Archivierung

12 € / Monat
  • Alle Funktionen aus Mail M
  • 5 GB Archiv Speicher
  • Automatische Archivierung
  • E-Mail Wiederherstellung
  • Deutsches Rechenzentrum

Mail L + Archivierung

18 € / Monat
  • Alle Funktionen aus Mail L
  • 5 GB Archiv Speicher
  • Automatische Archivierung
  • E-Mail Wiederherstellung
  • Deutsches Rechenzentrum

E-Mail Archivierung

Pflicht für jedes Unternehmen

Was ist Mail-Archivierung?

Der Begriff „E-Mail-Archivierung“ bezeichnet die langfristige, systematische und unveränderliche Speicherung und Aufbewahrung von E-Mails. Hierbei geht es nicht um die Erstellung von Backups.

Diese Langzeitarchivierung muss sich nach gesetzlichen Vorgaben richten. Die zugrundeliegende Anforderung ist die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten. Unternehmen sind also zur E-Mail-Archivierung verpflichtet.

Pflicht zur E-Mail-Archivierung

Die Pflicht zur Mail-Archivierung gilt für jedes Unternehmen. Ausgenommen sind lediglich Nichtkaufleute wie z.B. Freiberufler. Diese Pflicht ergibt sich aus diversen gesetzlichen, steuerrechtlichen und buchhalterischen Vorgaben und Anforderungen.

Gesetzliche Vorgaben zur Mail-Archivierung

Es gibt nicht ein einzelnes E-Mail-Archivierungsgesetz. Stattdessen ergeben sich die Anforderungen aus diversen gesetzlichen Regelungen. Maßgeblich für die Mail-Archivierung sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Es gibt jedoch noch weitere Vorgaben, die je nach Branche oder in Sonderfällen berücksichtigt werden müssen:

  • Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  • Aktiengesetz (AktG)
  • Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)
  • Umsatzsteuergesetz (UStG)
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • Telekommunikationsgesetz (TKG)
  • Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)

Diese gesetzlichen Regelungen schreiben vor, dass jeder Geschäftstreibende E-Mails, die der Geschäftskorrespondenz dienen oder steuerrechtlich relevant sind, für einen Zeitraum von 6-10 Jahren archivieren muss.

Wer ist im Unternehmen für die Einhaltung der Mail-Archivierungspflicht verantwortlich?

Verantwortlich für die Mail-Archivierung ist die Geschäftsführung des Unternehmens. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, drohen schwerwiegende steuerliche und rechtliche Konsequenzen, von hohen Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen.

Welche E-Mails müssen Sie archivieren?

Archivieren müssen Sie alle E-Mails (übrigens inkl. Dateianhängen), die einem Geschäfts-/Handelsbrief entsprechen oder für die Besteuerung relevant sind. Dazu gehören zum Beispiel E-Mails mit folgenden Inhalten:

  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Bilanzen
  • Lageberichte
  • Aufträge, Auftragsbestätigungen, Auftragsänderungen
  • Rechnungen, Buchungs- und Zahlungsbelege
  • Verträge, aber auch Vertrags-vorbereitende Korrespondenz
  • Reklamationsschreiben
  • Frachtbriefe, Lieferpapiere, Versandanzeigen
  • allgemein alle buchhalterisch relevanten Unterlagen
  • allgemein alle geschäftsrelevanten Nachrichten & Organisationsunterlagen

Welche E-Mails müssen nicht archiviert werden?

Nicht von der Mail-Archivierungspflicht betroffen sind E-Mails, die sozusagen die Funktion eines Briefumschlags haben und als reines Transportmittel für Anhänge dienen. In solchen Fällen müssen nur die Anhänge selbst archiviert werden. Auch Werbemails wie Newsletter oder Spam-Mails müssen Sie nicht aufbewahren.

Welche E-Mails dürfen Unternehmen nicht archivieren?

Tatsächlich gibt es auch E-Mails, die ein Unternehmen gar nicht aufbewahren darf. Das betrifft vor allem private Mails von Mitarbeitenden. Relevant ist das natürlich nur, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die private Nutzung ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse überhaupt erlauben. Speichern dürfen Sie die privaten Mails dann nur nach jeweiliger Einwilligung der Mitarbeitenden. Aus diesem Grund verbieten viele Unternehmen ihrer Belegschaft einfach, die geschäftliche Adresse privat zu nutzen.

Auch die Archivierung von Bewerberdaten ist nicht zulässig. Um diesem Umstand gerecht zu werden, können in der genutzten Archivierungssoftware Filter konfiguriert werden, die die Mails entsprechend ausschließen oder löschen.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen geschäftlicher Mails ergeben sich vor allem aus der Abgabeordnung (AO) sowie dem Handelsgesetzbuch (HGB). § 257 HGB Abs. 4 und § 147 AO regeln, dass alle als Handels- oder Geschäftsbrief geltenden E-Mails 6 Jahre aufbewahrt werden müssen. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht hingegen gelten für Nachrichteninhalte wie Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und sonstige Organisationsunterlagen.

Backups gelten nicht als E-Mail-Archivierung – warum nicht?

Eines der größten und weit verbreitetsten Irrtümer zum Thema Mail-Archivierung ist, dass Backups die Archivierung von E-Mails mit abdecken. Das ist jedoch nicht der Fall, denn Backup und Archivierung haben nicht nur verschiedene Ziele, sondern decken auch abweichende Umfänge ab.

Ziel eines Backups ist die kurz- bis mittelfristige Speicherung von Daten, um diese im Falle eines Datenverlusts wiederherstellen zu können. In regelmäßigen Abständen, die je nach Anforderungen des Unternehmens variieren, werden dafür Daten auf einem Speichermedium gesichert. Diese werden nach einem festgelegten Zeitraum auch wieder überschrieben mit neuen Backups. Ein Backup erfüllt somit nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Speicherung und Aufbewahrung von E-Mails.

Die E-Mail-Archivierung hingegen dient der langfristigen Speicherung von Daten zum Zwecke der Dokumentation. Dabei müssen Verfügbarkeit und Wiederauffindbarkeit der Inhalte während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet und die Anforderungen an die Revisionssicherheit erfüllt sein.

FAQ

E-Mail-Archivierung

Viele Unternehmer sind sich nicht bewusst, dass für zahlreiche geschäftliche Dokumente in Deutschland besondere rechtliche Anforderungen bezüglich Vertraulichkeit und Datenschutz gelten. Darüber hinaus sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, steuerrelevante Unterlagen sicher aufzubewahren. Rechtsgrundlage ist die GoBD. Das steht für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff``. Je nach Art der Daten gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Diese Vorschriften gelten für große Unternehmen genauso wie für kleine Unternehmen und Freiberufler.

Was ganz selbstverständlich für Dokumente in Papierform ist, gilt heute genauso für entsprechende elektronische Dokumente. Für geschäftliche E-Mails und ihre Dateianhänge gilt deshalb eine Pflicht zur rechtssicheren und revisionssicheren E-Mail-Archivierung. Diese lediglich in einem E-Mail-Postfach, als E-Mail-Weiterleitung, auf einer externen Festplatte oder in einem Online-Speicher zu speichern, reicht nicht aus. Auch ein Ausdruck entsprechender E-Mails genügt nicht, da die Daten originalgetreu bzw. im Originalformat archiviert werden müssen. Stattdessen sollten Sie ein spezialisiertes Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem einsetzen, das eine generelle Unveränderbarkeit der Daten sicherstellt. Außerdem muss das System detailliert protokollieren, wann und inwieweit berechtigte Personen in entsprechenden Ausnahmesituationen Dokumente ändern oder aus Datenschutzgründen löschen.

Bei Verstößen gegen die gesetzlichen Vorgaben der GoBD und Verletzung der Buchhaltungspflicht drohen empfindliche Strafen, da dem Staat und somit der Solidargemeinschaft schlimmstenfalls Steuereinnahmen vorenthalten werden.

* jährliche Abrechnung (inkl. 19 % MwSt.), keine Einrichtungsgebühr.

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