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Managed E-Mail Archivierung

E-Mails bis zu 10 Jahre rechtssicher und revisionssicher aufbewahren

Sie sind ein Unternehmen aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz? Dann sind Sie verpflichtet, Ihre geschäftlichen E-Mails für 10 Jahre gesetzeskonform und rechtssicher zu archivieren. Wir bieten Ihnen hierfür eine sichere, günstige und gemanagte Mail Archivierung im ISO 27001 zertifizierten deutschen Rechenzentrum an.

Hierbei haben Sie folgende Vorteile bei uns:

Wir bieten Ihnen über unser Produkt "MailStore" eine, von einer unabhängigen Wirtschaftprüfungsgesellschaft, getestete Software eine Komlettlösung für rechtssichere Mail Archivierung an. Sie haben somit minimale laufende Kosten, die lediglich von dem Bedarf Ihrer Postfächer abhängt.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorschriften unterliegt dem Kunden!


Weitere Informationen:

 


Häufig gestellte Fragen

Wo ist der Unterschied, wenn ich einfach meine E-Mails mit Outlook archiviere?

Mit Microsoft Outlook können Sie ältere E-Mails in einen persönlichen Ordner archivieren lassen. Grundsätzlich haben Sie vollen Zugriff auf sämtliche E-Mails und können diese somit auch löschen - das ist archiviert, aber nicht rechtssicher. Für eine rechtssichere Mail Archivierung muss u.a. gewährleistet sein, dass E-Mails nicht manipuliert (geändert/gelöscht) werden können!

Warum kann ich nicht einfach Mailstore auf einem Server bei mir in der Firma betreiben?

Das können Sie sehr wohl tun. Sie müssten nur einen PC/Server, eine Microsoft Windows Lizenz und die Mailstore Lizenzen kaufen. Dazu haben Sie laufende Stromkosten für den 24h laufenden PC/Server und Ihre Hardware müsste in 10 Jahren ein paar Mal erneuert werden. Ihr Speicherplatzbedarf steigt in 10 Jahren ebenso kontinuierlich an - können Sie Ihren Speicherplatz einfach erweitern? Wie können Sie sicherstellen, dass niemand Ihren Server und somit Ihre kostbaren E-Mails stielt? Wer sichert Ihre Daten und kontrolliert, dass eine Sicherung auch 10 Jahre lang stattfindet? Unsere Lösung sollte somit günstiger in der Anschaffung, sicherer durch das Managed Hosting in einem hochsicheren Datenschutz-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland und skalierbar durch die Verwendung von Cloud Infrastruktur sein.

Die E-Mails müssen 10 Jahre aufbewahrt werden - gibt es Euch in 10 Jahren überhaupt noch?

Wir können Ihnen nicht garantieren, dass es unsere Firma in 10 Jahren noch gibt. Sie können sich aber regelmäßig den Datenbestand gegen Gebühr auf einem Datenträger schicken lassen. Das Kaufprogramm Mailstore ist mit unseren Archivdaten kompatibel und kann somit weiterverwendet werden.

Ist unsere Mailarchivierung GoBD-konform?

Die Finanzverwaltung erläutert in den GoBD, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten. GoBD-konform ist immer der gesamte Prozess und nicht etwa unser Produkt alleine. Unsere Hardware und Software ist somit nur ein Teil des Prozesses! Nur wenn die eingesetzte Hardware, Software und Organisation die Vollständigkeit, Integrität sowie Wiederauffindbarkeit von steuerrelevanten E-Mails sicherstellt, so sind die E-Mails gesetzeskonform archiviert!

Ist die eingesetzte Mail Archivierung EU DSGVO / GDPR konform?

Grundsätzlich handelt es sich beim Thema Datenschutz um ein komplexes Thema. Die eingesetzte Software Mailstore sichert den Zugang durch Unbefugte durch zahlreiche Sicherheits-Features. Abgelegte Daten können sehr schnell gesucht und durch autorisierte Personen protokolliert gelöscht werden. Die Einhaltung des Datenschutzes unterliegt dennoch dem Kunden! So sollten z.B. private E-Mails vollständig durch Firmen-Richtlinien verboten sein. Da wir explizit keine Rechtsberatung anbieten dürfen, empfehlen wir sich rechtlichen Rat einzuholen!

Kontakt : +49 7531 58 48 58

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