E-Mail Archivierung

Innovative E-Mail Archivierung für kleine
und mittelständische Unternehmen

Rechtssichere Archivierung von E-Mails

Viele kleine und mittelständische Unternehmen verstoßen, oft ohne es zu wissen, gegen geltendes Recht und können keine dem Gesetzgeber entsprechende Archivierung Ihrer E-Mails vorweisen.

Archivierung ist gesetzliche Pflicht! Verstöße dagegen sind eine Straftat!

Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

Das heißt konkret:

Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS unverzüglich gehandelt werden!

Preisliste Managed E-Mail Archivierung

MailArchiv Basis

29,90 €/Monat *
Einrichtung einmalig: 19,90 € *

  • 12 GB Storage
    (jede weitere 4 GB mtl. 8,90 €/Monat *)
  • Webzugang
  • Outlook Client
  • Desktop App
  • 3 Benutzer enthalten
  • Mindestlaufzeit 24 Monate

MailArchiv Benutzer

Ab 6,90 €/Monat *
Einrichtung einmalig: 3,00 € *

  • Mindestlaufzeit 24 Monate
  • 4 GB Storage

 

Fügen Sie weitere Benutzer Ihrem
MailArchiv hinzu.

(Sie benötigen einmal MailArchiv Basis)

Ein Benutzer kann sich ein oder mehrere Postfächer einrichten.

Die Einrichtungsgebühr bei MailArchiv Basis beträgt einmalig 19,90 €* pro Mandant (nicht Benutzer).

Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate pro Benutzer, die Kündigungsfrist ist 30 Tage zum Vertragsende.

Der Speicherplatz wird dynamisch abgerechnet. Sie erhalten 12 GB Speicherplatz (in MailArchiv Basis). Jede weitere angebrochene 4 GB Speicherplatz wird mit 8,90 €/Monat * berechnet.

                                        

Rechtsgrundlagen der
E-Mail Archivierung auf einen Blick

Welche E-Mails sind zu archivieren?

Sobald eine E-Mail

  • » eine rechtsrelevante Erklärung enthält,
  • » einem Handels- bzw. Geschäftsbrief entspricht,
  • » einen Buchhaltungs-Beleg enthält,
  • » wichtige Betriebsvorgänge nachweist,
  • » oder sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen enthält,

ist sie gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu archivieren.

Welche Rechtsgrundlagen sind hierfür relevant?

Maßgeblich für die Verpflichtung zur Archivierung elektronischer Unterlagen sind unter anderem folgende gesetzliche Bestimmungen:

  • » Abgabenordnung (AO)
  • » Umsatzsteuergesetz (UStG)
  • » Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  • » Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
  • » Handelsgesetzbuch (HGB)

Aufbewahrungsfristen

Jedes Unternehmen (ausgenommen von einigen teilweise undurchsichtigen Regelungen für Kleinbetriebe) muss seine E-Mails für 6 bis 10 Jahre aufbewahren. In unveränderbarer Form. Der User selbst darf keine E-Mails löschen können. An Hand eines Journals wird jede Bewegung im Postausgang und Posteingang vermerkt. Auch die Anhänge zu E-Mails müssen in unveränderter Form über den entsprechenden Zeitraum gespeichert werden.

Die einfachste und sicherste Abhilfe schafft hier eine Serverseitige Sicherung, bei der alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vor dem eigentlichen Empfang bzw. Versand auf einem externen System mit Serverstandort Deutschland gesichert werden.

Private E-Mails

Ein schweres Thema. Grundsätzlich gilt sogar die Tatsache, dass Mitarbeiter keine privaten E-Mails mit ihrem geschäftlichen Firmen-E-Mail-Account senden oder empfangen dürfen. Damit erweitert sich der Tätigkeitsbereich des eigenen Unternehmens nämlich in ein ‘“Anbieter von Telekommunikationsdiensten”. Streng genommen müsste dann von allen Mitarbeitern eine Einwilligung in die Speicherung privater E-Mails vorliegen. Dies ist selten eine gute Lösung, mit der Mitarbeiter einverstanden sind.

Besser ist es, den Mitarbeitern die Nutzung privater E-Mails während der Arbeitszeit oder der Mittagspause zu erlauben.

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

Der Mythos: E-Mail-Archivierung – immer wieder tauchen kuriose Behauptungen rund um das Thema E-Mail-Archivierung auf. Doch was steckt überhaupt dahinter? - Wendy Seidler hat die wichtigsten 5 Irrtümer zusammengefasst.

Nach den GoBD ist ein Unternehmen verpflichtet, die gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren. Dazu gehören nicht nur Rechnungen, denn von der Angebotsanfrage über die Auftragserteilung bis hin zur Rückabwicklung sind alle E-Mails wichtig – Stichwort „Geschäftsrelevanz“. Hinzu kommt, dass die E-Mail noch immer ein stark wachsendes Medium im Unternehmen ist. Rechnungen werden vermehrt automatisch per E-Mail anstatt über den Postweg versendet, weshalb eine E-Mail-Archivierung durchaus sinnvoll ist.

Ausdrucken bedeutet, eine Kopie zu erstellen. Jedoch dürfen nach den GoBD nur Originalformate verwendet werden, die nicht konvertiert wurden. Sprich, wenn das Original über den digitalen Weg versandt wurde, gilt dieser Weg auch als Beleg und somit ist die E-Mail im Original aufzubewahren.

Dem ist nicht so, denn die Aufbewahrungspflicht ist nicht an eine bestimmte Unternehmensgröße gebunden. Auch kleinste Unternehmen und auch Einzelunternehmer unterliegen dieser Verwaltungsvorschrift. Oder auch anders gesagt: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den GoBD und können bei Nichteinhaltung eine Verletzung der Buchhaltungspflicht riskieren. Zumindest könnte die Steuerprüfung neugierig werden, weshalb sich das betreffende Unternehmen nicht an die GoBD hält.

Klassischer Weise wird ein Backup nur ein Mal am Tag durchgeführt. Das bedeutet, dass alle Inhalte, die in der Zwischenzeit verändert, hinzugefügt oder gelöscht wurden, nicht im Backup enthalten sind. Ein Backup alleine reicht also nicht aus, um rechtssicher agieren zu können. Ein Backup ergänzt eine Archivierungslösung, weshalb beide perfekt zusammenpassen und notwendige Bereiche im Unternehmen sind.

E-Mail-Archivierung und Datenschutz können durchaus in Einklang gebracht werden. Wichtig hierbei ist, dass E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten und deren Zweck der Verarbeitung nicht mehr gegeben ist – wie z.B. Bewerbungen nach Absage – gesondert behandelt werden. Eine Lösung kann hier das regelbasierte Löschen sein. So können E-Mails gezielt ausgewählt und nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden.